Innowacyjny samorząd
Gmina Płużnica uzyskała tytuł finalisty konkursu "Innowacyjny samorząd" Serwisu Samorządowego Polskiej Agencji Prasowej, w kategorii gminy wiejskie.
Cieszę się, że kapituła konkursu doceniła zgłoszone przez nas przedsięwzięcie "Zmiana kultury organizacyjnej Urzędu Gminy w Płużnicy". To wyróżnienie potwierdza, że innowacje nie muszą być związane z nowymi technologiami i mogą być wdrażane również w niewielkich gminach wiejskich - mówi Marcin Skonieczka, wójt gminy Płużnica.
Zgłoszona przez gminę Płużnica innowacja miała charakter procesowy. Jej istotą było odejście od funkcjonowania urzędu jako systemu zależnego od wójta, na rzecz budowania kultury organizacyjnej, opartej na wartościach. Celem była zmiana roli wójta, tak, aby efektywność pracy szefa urzędu nie była ograniczeniem dla rozwoju organizacji.
Proces zmian obejmował trzy równolegle prowadzone działania:
1. Zmiana zasad współpracy pracownicy urzędu - wójt,
2. Stworzenie zespołu kierowniczego urzędu,
3. Modernizacja budynku Urzędu Gminy w Płużnicy.
Ad. 1. Przed wprowadzeniem zmian, narady wójta z pracownikami odbywały się co kwartał. Miały one jednak charakter jednokierunkowego przekazu. Wójt mówił o celach, planowanych działaniach, w tym głównie o inwestycjach. Ze względu na charakter spotkania, pracownicy rzadko zabierali głos. W celu wdrożenia zmian, zamiast narad, wprowadzono warsztaty. Pierwsze z nich miały miejsce w marcu 2018 r. Na nich i na kolejnych zajęciach, pracowano nad misją urzędu. Posłużono się koncepcją „Złotego Kręgu” Simona Sinek'a. Pracując w grupach uczestniczy warsztatów odpowiadali na pytania - „Co robimy?”, „Jak to robimy?” i na końcu „Po co to robimy?”. Ostatnie pytanie było kluczowe. Pozwalało zastanowić się wszystkim po co jest urząd? Wyniki prac poszczególnych grup były scalane, aż wszyscy pracownicy wypracowali jedną odpowiedź. Ta odpowiedź która mówiła, że urząd istnieje po to, aby pomagać mieszkańcom i podnosić jakość ich życia, stała się misją pracowników Urzędu Gminy w Płużnicy. Misja ta ma bardzo praktyczny charakter. Kiedy pracownik zastanawia się jakie rozwiązanie zastosować, może odnieść się do misji i na tej podstawie podjąć właściwą decyzję.
Ad. 2. Kolejne zmiany dotyczyły współpracy wójta z kierownikami referatów. Ich początkiem było uświadomienie sobie, że wójt nie posiada zespołu. Kierownicy referatów, utożsamiali się ze swoimi zespołami współpracowników. W relacjach z wójtem bronili interesów swoich referatów. Skutkowało to podejściem silosowym, sektorowym. Wójt rozpoczął, więc działania mające na celu stworzenie zespołu kierowniczego. Metodą do osiągnięcia tego celu było wprowadzenie cotygodniowych narad. Co ważne, omawiane są na nich nie tylko sprawy bieżące, ale przede wszystkim kwestie związane z relacjami i procesami zachodzącymi w urzędzie. Zdefiniowane zostały obszary, które wymagają poprawy w zakresie pracy tego zespołu. Posłużono się metodologią zaczerpniętą z książki „Pięć dysfunkcji pracy zespołowej” Patricka Lencioni. Analizowane były kolejne poziomy: brak zaufania, strach przed konfrontacją, brak zaangażowania, brak odpowiedzialności, słabe skupienie się na celach. Ponadto zespół kierowniczy wziął udział w warsztatach prowadzonych metodą „STRUCTOGRAM”. Dzięki temu, wójt i kierownicy lepiej się poznali i dowiedzieli się więcej o tym, jak skuteczniej mogą się ze sobą komunikować.
Ad. 3. Opisanym powyżej zmianom, towarzyszyły zmiany związane z wyglądem budynku Urzędu Gminy w Płużnica. Budynek ten został przebudowany i dokonano jego termomodernizacji. Dodatkowo wykonano i wdrożono projekt aranżacji wnętrz, tak aby stworzyć nowoczesne warunki pracy i obsługi klientów. Po wejściu do urzędu gości wita pracownik w Punkcie Obsługi Klienta, w sekretariacie są wygodne kanapy, a ponadto gościom serwowana jest smaczna kawa z ekspresu. Dodatkowo w urzędzie zamontowano windę, a toalety dostosowano do potrzeb rodziców z małymi dziećmi.