Zdalny Urząd
W ciągu ostatnich kilku tygodni nasze życie bardzo się zmieniło w związku z walką z koronawirusem. Przełomowy dla mnie był 11 marca, kiedy to Minister Edukacji poinformował o zawieszeniu zajęć w szkołach od 12 marca. Był to jasny sygnał, że od tej chwili zmieni się sposób naszej pracy i funkcjonowania całej gminy. Tuż po rządowej konferencji prasowej, przeprowadzona została narada Powiatowego Zespołu Zarządzania Kryzysowego, a następnie Gminnego Zespołu Zarządzania Kryzysowego.
W tamtym czasie apelowaliśmy o ograniczenie wizyt w Urzędzie Gminy i Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej. Po wprowadzeniu 13 marca stanu epidemicznego urzędy te zostały zamknięte dla klientów. Sprawy można załatwiać wyłącznie zdalnie - telefonicznie, wysyłając wniosek pocztą lub za pomocą Internetu. Ponadto zachęcamy mieszkańców do przesyłania za pomocą sms-ów lub e-maili stanów wodomierzy.
Naszą intencją jest zmniejszenie możliwości rozprzestrzeniania się koronawirusa, co wymaga ograniczenia kontaktów między ludźmi. Dlatego też, tam gdzie to było możliwe, zaleciliśmy, aby pracownicy naszych jednostek organizacyjnych zostali w domach. W urzędzie stopniowo przechodzimy na pracę zdalną. Staramy się ją umożliwić wszystkim osobom, którzy wyrażą taką chęć. Za pomocą szyfrowanego połączenia pracownik łączy się z komputerem w urzędzie i może wykonywać wszystkie czynności, tak jak dotychczas. Jednocześnie stopniowo udoskonalamy działanie Elektronicznego Obiegu Dokumentów. Oczekiwanym stanem docelowym, jest sytuacja, w której wszystkie dokumenty, w tym faktury, będą przekazywane pomiędzy pracownikami w wersji elektronicznej. W tym zakresie mamy jeszcze sporo wyzwań do pokonania, gdyż w administracji publicznej występuje bardzo duże przywiązanie do papieru, pieczątek i odręcznych podpisów.
Wprowadzone ograniczenia i zmiany wynikają z troski o zdrowie wszystkich naszych mieszkańców. Mniejsza ilość kontaktów bezpośrednich, które można zastąpić kontaktami zdalnymi, zwiększa bezpieczeństwo całej wspólnoty.
Narady, które miały miejsce 11 marca, były dla mnie ostatnimi spotkaniami w których brałem udział osobiście. Wszystkie kolejne zostały odwołane lub zamienione na telekonferencje. Obecnie można się ze mną kontaktować telefonicznie, e-mailem, przez WhatsApp lub umówić się na spotkanie online. W urzędzie korzystamy z telekonferencji za pomocą aplikacji Zoom. Organizujemy w ten sposób spotkania robocze zespołów zadaniowych oraz systematyczne narady z dyrektorami szkół, narady z kierownikami Urzędu Gminy i kierownikiem GOPS.
Wspólnie z Przewodniczącym Rady Gminy Płużnica zorganizowaliśmy pierwsze próbne zdalne spotkanie, w którym udział wzięli wszyscy radni. Każda osoba dysponuje odpowiednim sprzętem, który umożliwia prowadzenie telekonferencji. Przygotowujemy się teraz do pierwszego zdalnego wspólnego posiedzenia komisji stałych oraz zdalnej sesji, na której będą podejmowane uchwały.
Dla wszystkich samorządowców z województwa, pracownicy Urzędu Wojewódzkiego w Bydgoszczy utworzyli grupę w programie Microsoft Teams. Przynajmniej raz w tygodniu mamy narady w formie telekonferencji z Wojewodą. Uczestniczy w nich po 160 osób. Wojewoda, Wojewódzki Inspektor Sanitarny, Kurator Oświaty i Komendant Wojewódzki Policji udzielają odpowiedzi na pytania zadawane na czacie przez wójtów, burmistrzów i prezydentów. Okazuje się, że ta forma komunikacji jest równie wartościowa, co spotkania organizowane na żywo. Uczestnikom pozwala zaoszczędzić czas na dojazdy, więc mam nadzieję, że będzie ona stosowana również po zakończeniu okresu walki z koronawirusem.
Za pomocą tego samego narzędzia robimy kilka razy w tygodniu telekonferencję samorządowców powiatu wąbrzeskiego. Biorą w nich udział Starosta Wąbrzeski, Burmistrz Wąbrzeźna oraz wójtowie gmin Dębowej Łąki, Książek, Ryńsk i oczywiście ja z Płużnicy. Bieżącymi informacjami wyminiemy się w grupie na komunikatorze WhatsApp.